Тысячу способов узнать легко, одного результата добиться трудно
Ранее во вводной статье к разделу 1. «Введение в управление потоком задач» я написал: «В практической же части я синтезирую систему Управления Потоком Задач (систему УПЗ или УПЗ). Доказываю, что УПЗ – это и есть «МЕНЕДЖМЕНТ».
Затем в статье «Что не является задачей?» я обозначил: «Управление появляется только там, где формулируются задачи с целевыми результатами. Я считаю, что в этом как раз и заключается работа руководителей - в формулировании и делегировании задач с целевыми результатами - в управлении потоком задач. А управление потоком задач — это и есть МЕНЕДЖМЕНТ».
Тем самым я покусился на основы – ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА. Осмелился утверждать, что «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ (УПЗ)» — это и есть суть процесса[1] «МЕНЕДЖМЕНТ», чего не делал никто ранее.
Я же так поступаю не потому, что я просто «дерзкий» или «борзый», а потому что могу это аргументировано доказать. Потому что, посвятил на текущий момент этому вопросу уже более 18-ти лет.
Итак, вопрос: почему УПЗ — это менеджмент? Почему я пришёл к такому заключению?
Ответ нужен, во-первых, чтобы мне не выглядеть голословным. Во-вторых, чтобы подвести читателя к мысли: «а что, если это действительно так?». Убедить его в верности этого суждения. Ведь это открывает абсолютно новые возможности в повышении эффективности управления организацией. Вплоть до того, что, с моей точки зрения, в будущем породит «великий симбиоз» организаций и обеспечит «эволюционный взрыв» в развитии обществ[2].
Для начала давайте разберём, что такое «менеджмент» из существующей теории, описанной в классических книгах по менеджменту.
«Менеджмент — это процесс координирования и объединения рабочей деятельности других людей таким образом, чтобы она была эффективной и результативной». (Роббинз, Стивен П., Коултер, Мэри. «Менеджмент», 8-е издание: Пер с англ. - М. Издательский дом "Вильямс", 2007–1057 с.)
«Менеджмент считается процессом потому, что работа по достижению целей с помощью других людей представляет собой не какое-то единовременное действие, а серию непрерывных взаимосвязанных действий. Все эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Это и есть управленческие функции. Процесс управления — это сумма всех этих функций». (Мескон, Майкл Х., Альберт, Майкл, Хедоури, Франклин. «Основы менеджмента», 3-е издание: Пер. с англ. - М.: ООО "И. Д. Вильямс", 2998. -672 с.)
«Менеджмент — это не группа людей, занимающих определённое место в организационной иерархии, и не должность. Это процесс определения, корректировки и, наконец, достижения корпоративных целей. Кто бы ни участвовал в этом процессе, и каким бы ни было его место в организационной структуре - будь то руководитель высшего звена, администратор, консультант, лидер, менеджер, рабочий, - он вовлечён в управленческий процесс и в этом смысле выполняет функцию менеджера... Конечная цель процесса управления - сделать организацию результативной и эффективной в ближайшей и долгосрочной перспективе - не больше и не меньше». (Адизес И. «Идеальный руководитель: почему им нельзя стать и что из этого следует»: Пер. с англ. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 263 с.)
«Управление определяется как процесс волеобразования и реализации воли. Его можно рассматривать так же, как процесс решения проблем в ходе достижения целей». (Хпн Дитгер/Хунгенберг Харальд. «ПиК: Планирование и Контроль. Стоимостно-ориентированные концепции контроллинга»: Пер. с нем. - М.: Финансы и статистика, 2005 -928 с.)
Дафт Р. в книге «Менеджмент» (8-е изд./Пер. с англ. под ред. С. К. Мордовина. - СПб.: Питер, 2009 – 800 с.) описывает менеджмент как процесс использования ресурсов для достижения организационных целей посредством планирования, организации, руководства и контроля.
Таким образом, все теоретики указывают на то, что «МЕНЕДЖМЕНТ» — это процесс. Я с этим не спорю и полностью согласен.
Однако у меня возникают вопросы.
Если это процесс, то, в соответствии с теорией Эдвардса Деминга, должно быть можно с помощью контрольных карт проанализировать, приемлема ли его воспроизводимость, то есть определить, стабилен ли процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», находится ли он в статистически управляемом состоянии, рассчитать воспроизводимость процесса.
Если «МЕНЕДЖМЕНТ» — это процесс, то для повышения его качества мы должны стремиться к достижению состояния статистической управляемости процесса «МЕНЕДЖМЕНТ».
Ведь «Всякий процесс, который неуправляем, нельзя описать сколько-нибудь определённо. Нельзя определить потенциал таких процессов. Они всегда выдают меньше, чем могут. Вот почему усилия по модификации таких процессов терпят крах. На практике реально улучшить стабильность такого процесса можно, просто приведя его в состояние разумной степени статистической управляемости. Вот почему первой целью … должно быть приведение процесса в состояние статистической управляемости. И только после, если процесс не удовлетворяет требованиям допусков, можно начать работу по его изменению»[3].
В свою очередь, чтобы проанализировать состояние процесса под названием «МЕНЕДЖМЕНТ» на предмет статистической управляемости, воспроизводимости, требуется собрать статистику. Что невозможно сделать без проведения определённых измерений процесса.
А чтобы произвести измерения надо определить измеряемые параметры – показатели процесса, т. е. переменные, которые используются для управления процессом. Эти показатели в статистических методах повышения качества называют показателями качества.
Отсюда, возникают вопросы: какие показатели нужно измерять для определения того, находится ли процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» в состоянии статистической управляемости, является ли он воспроизводимым?
При этом, согласно Демингу: «при наличии статистической управляемости: процесс индивидуален, его результаты предсказуемы. Он измерим, может быть охарактеризован имеющими рациональный смысл показателями воспроизводимости»[4].
То есть этот бизнес-процесс должен иметь измеряемые показатели, накопленная статистика по которым будет свидетельствовать о состоянии процесса «МЕНЕДЖМЕНТ». Нужны такие показатели, по которым мы сможем судить находится ли процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» в статистически управляемом состоянии, является ли он воспроизводимым.
Согласно метода статистического анализа процессов[5], при выборе показателей качества, используемых для управления процессом, необходимо придерживаться следующих условий:
1. значения показателя должны правильно отражать состояние процесса,
2. следует минимизировать побочные эффекты,
3. отбор и измерения должны быть экономичными[6].
Итак, какие измеримые показатели мы можем выбрать для оценки состояния процесса «МЕНЕДЖМЕНТ»? Статистику по каким показателям нужно собирать? Что замерять?
Если «МЕНЕДЖМЕНТ» — это процесс (а на этом сходятся все теоретики и я с этим согласен), то на указанные выше вопросы должны быть вполне конкретные и однозначные ответы, не имеющие двойного (тройного и т. д.) толкования.
По идее замерять надо то, в отношении чего действует процесс. В отношении того, что он перерабатывает. И это должны быть достаточно однородные и сопоставимые друг с другом характеристики.
И здесь я утверждаю, что измерять нужно показатели в отношении ЗАДАЧ[7]. Этими показателями могут быть:
1. количество выполненных задач: на одного сотрудника, на структурное подразделение, на организацию;
2. доля НЕ выполненных задач в общей массе задач;
3. доля нефункциональных задач в общей массе задач.
4. и т. д.
Таким образом, я хочу сказать, что единственными и измеримыми показателями качества процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» являются показатели того, что происходит с задачами. Статистика по задачам характеризует состояние процесса «МЕНЕДЖМЕНТ».
Только по этим показателям можно достаточно однозначно и конкретно оценивать процесс «МЕНЕДЖМЕНТ».
Накопленная по задачам статистика позволяет:
- строить контрольные карты (Шухарта)[8],
- на основе которых судить о наличии и числе особых вариаций в процессе «МЕНЕДЖМЕНТ»,
- из чего делать вывод находится ли он в статистически управляемом состоянии, так как статистическая управляемость — это состояние, в котором вариации случайны и стабильны в том смысле, что их пределы предсказуемы,
- если процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» находится в статистически управляемом состоянии, то рассчитать воспроизводимость процесса[9].
Это всё указывает на то, что процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» перерабатывает «ЗАДАЧИ»[10], то есть его единственным содержанием является управление «ПОТОКОМ ЗАДАЧ»[11].
Отсюда, управление потоком задач — это процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», предполагающий осуществление планирования, организации, контроля и регулирования в отношении потока задач – совокупности задач всех видов, движущихся (протекающих) в организации в каждый момент времени одновременно и преобразующихся в процессе их выполнения в целевые результаты этих задач.
Иными словами, «МЕНЕДЖМЕНТ» и есть «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ». Это тождественные понятия. Одно и то же.
Если рассматривать процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» как УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ, то тогда мы можем сказать, что он измерим, может быть охарактеризован имеющими рациональный смысл показателями воспроизводимости. Никакие другие показатели не могут обеспечить этого.
Это также подтверждается ещё и тем, что любой процесс должен иметь цель, то есть желаемый (я его называю – целевой) результат, который должен быть оцениваемым, измеримым, конкретным и достижимым, позволяющим легко оценить степень достижения цели - результата процесса.
В нашем случае, если рассматривать «МЕНЕДЖМЕНТ» как УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ, измеримым результатом процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» будет производительность интеллектуального труда[12].
Уровень производительности интеллектуального труда можно установить и измерить[13].
А судить достигает ли процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» цели, то есть нужного уровня производительности интеллектуального труда, можно по тому, какое значение имеет центральная линия контрольной карты, построенной на основе статистики по задачам[14].
Если оно приближается к плановому значению – плану планового периода (ППП)[15], значит процесс достигает цели. Если нет, то цель не достигнута, то есть процесс не работает или работает не качественно.
Такое суждение может выноситься на основе данных, полученных в результате оценки степени достижения показателей целевых результатов (ОСД ПЦР[16]) задач[17].
Наличие измеримого показателя процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» в виде показателя производительности интеллектуального труда, позволяет выполнить первый из четырнадцати пунктов программы Деминга: постоянство цели.
То есть мы можем выполнять процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», управлять им, добиваться состояния статистической управляемости и воспроизводимости, совершенствовать его, исходя из постоянства цели достижения необходимого уровня производительности интеллектуального труда.
Мы можем поставить перед собой цель в виде заданного уровня производительности интеллектуального труда и быть неизменно тверды и постоянны в её достижении.
Такую цель (я её называю – целевой результат задачи, ЦРЗ[18]) путём установления ППП[19] по ПЦР мы можем ставить от одного дискретного периода[20] к другому в рамках выполнения шаблонной дискретной задачи[21] – миссии системы УПЗ[22]: «обеспечить наивысшую производительность выполнения интеллектуальных задач (интеллектуального труда)»[23].
Подытожим.
Все теоретики указывают на то, что «МЕНЕДЖМЕНТ» — это процесс. Если это процесс, то должно быть можно с помощью контрольных карт проанализировать, приемлема ли его воспроизводимость, то есть определить, стабилен ли процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», находится ли он в статистически управляемом состоянии, рассчитать воспроизводимость процесса. В свою очередь, чтобы сделать это, требуется собрать статистику. Что невозможно сделать без проведения определённых измерений процесса. Возникают вопросы: какие показатели нужно измерять для определения того, находится ли процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» в состоянии статистической управляемости, является ли он воспроизводимым? Если «МЕНЕДЖМЕНТ» — это процесс, то на указанные выше вопросы должны быть вполне конкретные и однозначные ответы. Я утверждаю, что измерять нужно показатели в отношении ЗАДАЧ. Я хочу сказать, что единственными и измеримыми показателями качества процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» являются показатели того, что происходит с задачами. Статистика по задачам характеризует состояние процесса «МЕНЕДЖМЕНТ». Процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» перерабатывает «ЗАДАЧИ», то есть его единственным содержанием является управление «ПОТОКОМ ЗАДАЧ». Если рассматривать процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» как УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ, то тогда мы можем сказать, что он измерим, может быть охарактеризован имеющими рациональный смысл показателями воспроизводимости. Никакие другие показатели не могут обеспечить этого. Наличие измеримого показателя процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» в виде показателя производительности интеллектуального труда, позволяет выполнить первый из четырнадцати пунктов программы Деминга: постоянство цели. Мы можем выполнять процесс «МЕНЕДЖМЕНТ», управлять им, добиваться состояния статистической управляемости и воспроизводимости, совершенствовать его, исходя из постоянства цели достижения необходимого уровня производительности выполнения интеллектуальных задач (интеллектуального труда).
Теперь, когда мы понимаем, что процесс «МЕНЕДЖМЕНТ» — это УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ, мы можем разработать международный стандарт качества по процессу «МЕНЕДЖМЕНТ», которого на настоящий момент так и нет. То есть нет стандарта менеджмента о самом «МЕНЕДЖМЕНТЕ». Хотя существует целая система международных стандартов менеджмента.
Подробнее об этом вопросе я порассуждаю ниже в настоящем разделе в статье «Настоящий блог по УПЗ – это предтеча международного стандарта по процессу «МЕНЕДЖМЕНТ».
Пока же давайте разберёмся с вопросом: как при выборе показателей качества процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» (то бишь процесса управления потоком задач) выполнить такое условие метода статистического анализа процессов, как «отбор и измерения должны быть экономичными»?
Ведь задач в организации мириады[24], их учёт и фиксация – это очень трудоёмко и трудозатратно. Как экономично определять и рассчитывать предлагаемые мной показатели качества, используемые для управления процессом «МЕНЕДЖМЕНТ» - для УПЗ?
Полная версия статьи доступна в моей книге «ЗАДАЧИ ЧУДЕСНЫЕ, ИЛИ КОЗЫРНАЯ «ТУЗ» МОТАЕВА!»
С уважением к Вам и Вашему делу, Мотаев Александр
Обсудить эту и другие статьи блога вы можете в нашем Telegram-канале "Управление потоком задач".
[1] Процесс — это устойчивая и целенаправленная совокупность взаимосвязанных процессных задач и действий, которые по определённой технологии воспроизводимо преобразуют входы в выходы для получения заранее определённых результатов, представляющих ценность для внешнего или внутреннего потребителя выходов процесса. Это моё определение процесса. В организации может функционировать несколько процессов. Одним из таких процессов, по моему мнению, является процесс «УПРАВЛЕНИЕ ПОТОКОМ ЗАДАЧ» - т. е. «МЕНЕДЖМЕНТ», описываемый в настоящей книге. Для осуществления этого процесса нужна «ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ ЗАДАЧАМИ».
[2] Я об этом расскажу ниже в настоящем разделе в статьях: «Эволюционные возможности для организаций благодаря ТУЗ», «Предстоящий «великий симбиоз» организаций» или «Предстоящий «эволюционный взрыв» организаций».
[3] Стр. 341, Глава 12. «Начало работы», 12.3. «Диаграмма Паретто» книга «Статистическое управление процессами: Оптимизация бизнеса с использованием контрольных карт Шухарта». Дональд Уилер, Дэвид Чамберс; Пер. С англ. – 2- е изд. – М.: Альпина Паблишер, 2016. – 409 с.
[4] Стр. 298 Глава 11 «Общие и особые причины вариабельности и возможности улучшений» книга «Выход из кризиса: Новая парадигма управления людьми, системами и процессами». Эдвардс Деминг. М.: Альпина Бизнес Букс, 2007. - 370 с. ISBN 978-5-9614-0567-5
[5] Читай статью «Метод статистического анализа процессов» выше в разделе 8. «Применяемые в ТУЗ известные методики, методологии и теории».
[6] О том, как выполнить это условие и сделать измерения экономичными, читай статью «Изменение системы управления для измерения процесса «МЕНЕДЖМЕНТ» ниже в настоящем разделе
[7] Об этом я, в том числе, говорю в статье «Ещё раз – почему всё-таки задача?» выше в настоящем разделе.
[8] О том, как это нужно делать в УПЗ, я писал в статье «Применение контрольных карт для оценки ПЦР задачи повышения ПИТ» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[9] Читай статью «Воспроизводимость «агрегированной ПИТ» задачи повышения ПИТ» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[10] Читай статью «Что такое задача?» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[11] Читай статью «Поток задач» выше в разделе 4. «Ключевая разовая проблема, мешающая повышению ПИТ».
[12] Смотри статью «Агрегированная производительность интеллектуального труда (Агрегированная ПИТ)» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[13] Смотри статью «Показатели целевых результатов задачи повышения ПИТ» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[14] Читай статью «Реестр Оценки Статистики по ПЦР задачи повышения ПИТ» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[15] План планового периода (ППП) – это значение показателя целевых результатов, которого минимально необходимо добиться в предстоящем плановом периоде, чтобы считать, что задача в части этого ПЦР выполнена успешно.
[16] ПЦР - Показатель Целевого Результата – это одна характеристика (метрика) целевого результата задачи, имеющая количественное (цифровое) измерение или имеющая качественную оценку соответствия какому-либо из вариантов состояния объекта: больше/меньше/равно; выше/ниже/в норме и т. п.
[17] Для примера смотри статью «Оценка степени достижения показателей целевых результатов задачи ППИТ» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)» и статью «Оценка степени достижения показателей целевых результатов бизнес-процессов, выполняемых субсистемами системы УПЗ» выше в разделе 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[18] Читай статью «Что такое целевой результат задачи?» выше в разделе 2. «Главная сущность менеджмента – «ЗАДАЧА».
[19] Читай статью «План планового периода по задаче повышения ПИТ» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[20] Дискретный период оценки степени достижения целевого результата задачи (ДП ОСДЦРЗ) — это отрезок времени (период), на который ставится дискретная задача, удовлетворяющая спрос и, на который разбивается бесконечный период существования спроса, за который производится сбор статистики по ПЦР дискретной задачи и последующая оценка степени достижения её целевого результата
[21] Читай статью «Понятие «шаблонная дискретная задача (ШДЗ)» выше в разделе 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[22] Читай выше раздел 6. «Система управления потоком задач (Система УПЗ)».
[23] Читай выше раздел 5. «Задача повышения производительности интеллектуального труда (Задача ППИТ)».
[24] МИРИАДЫ (от греч. myrias - род. п. myriados - десять тысяч), бесчисленное количество, несметное множество, напр., мириады звезд. Кстати, именно поэтому, в своё время – в далеком 2005г. я назвал МИРИАДОЙ свою АСУЗ.
